Distribution : Lean Office

Mise en place d'une démarche de type "Lean Office" pour la gestion des tâches administratives (+2000 personnes concernées)
Étude de cas
06/11/2015

Contexte et objectif de la mission

Ce leader de la distribution souhaite progresser dans la gestion des taches administratives (+2000 personnes concernées) par la mise en place d’une démarche Lean.
Dans un souci de démarche d’amélioration continue (de type Lean), il souhaite mener une étude sur la réalité des tâches à valeur ajoutée afin de faire appliquer les meilleures pratiques sur tous les sites.
Le périmètre retenu pour ce pilote est composé de 6 sites logistiques de la région Ouest sur le poste « assistante administrative ».

L’intervention a couvert les thèmes suivants :

  • Secrétariat divers :
    • appels téléphoniques, distribution des appels,
    • photocopies,
    • archivage.
  • Gestion des temps :
    • vérification des pointages, gestion des anomalies,
    • « moyennisation » des fériés,
    • vérification hebdomadaire des heures.
  • Gestion de l’intérim :
    • gestion des contrats, des factures,
    • suivi des échelons, des coefficients, de la disponibilité, …
  • Tableaux de bord / reporting :
    • reporting hebdo/mensuel,
    • élaboration du budget annuel.
  • Sécurité / santé / environnement / formations :
    • déclaration et suivi des arrêts de travail,
    • convocations aux visites réglementaires,
  • Autres :
    • comptes-rendus de réunions,
    • plan de prévention des risques…

Approche et méthodologie

Le projet s’est déroulé en 3 étapes :

  • Compréhension de l’existant et qualification des différentes pratiques administratives :
    • prise de connaissance des fonctions administratives standards (fiches de postes),
    • observations détaillées sur chaque site,
  • Synthèse et validation des tâches et pratiques existantes,
  • Analyse détaillée des écarts de charge :
    • analyse de la charge et des interfaces organisationnelles,
    • analyse de la valeur ajoutée / non valeur ajoutée,
    • synthèse des axes d’amélioration et évaluation des enjeux associés pour arbitrage des actions,
    • élaboration du scénario à envisager par site dans un cadre participatif,
  • Recommandations et plans de mise en oeuvre

L’objectif est d’arriver avec un diagnostic et un plan d’action partagés avec les équipes opérationnelles. De ce fait l’approche retenue est à la fois factuelle et participative.

Résultats

Le diagnostic a permis de mettre en évidence plus de 20 axes d’amélioration principalement répartis en 6 catégories :

  • Benchmark,
  • Automatisation,
  • Externalisation,
  • Centralisation,
  • Transfert de tâches en interne,
  • Suppression de tâches.

« Argon Consulting a rempli tous les objectifs qui lui avait été assignés : tant sur le fond (les potentiels d’amélioration sont à la hauteur de nos ambitions) que sur la forme (les documents présentés sont clairs, les initiatives ont été partagées avec les acteurs et ont été validées par les responsables), nos attentes ont été satisfaites ; nous pensons désormais appliquer la même méthode et étendre la mise en place des pratiques Lean aux autres fonctions de l’entreprise. »