Comment construire sa feuille de route robotisation ?

Article
04/16/2018

La valeur ajoutée de la robotisation n’est plus à démontrer. Les dirigeants se posent désormais davantage la question de la construction de la feuille de route. Celle-ci doit être suffisamment ambitieuse pour que l’automatisation devienne un levier de compétitivité réaliste, en ligne avec les moyens mis en place et les capacités technologiques actuelles.

Quels étaient le contexte et l’objectif de votre mission «feuille de route robotisation» ?

Dans le cadre de sa transformation digitale et de sa recherche de compétitivité, un leader dans le secteur des services aux entreprises souhaitait renforcer sa performance en automatisant ses processus administratifs en s’appuyant sur des logiciels d’automatisation de processus, RPA (robotic process automation).

Ces derniers, en prenant la main sur l’ordinateur du collaborateur, peuvent effectuer l’ensemble de ses tâches transactionnelles de routine et sans valeur ajoutée (saisie récurrente de données, extraction et conversion de données, contrôle, archivage, comptes rendus  standards périodiques, etc.). Ils ne sont pas invasifs d’un point de vue technique car ils utilisent l’interface de l’utilisateur. Par ailleurs, ils ne nécessitent pas d’intégration de système et les retours sur investissement sont rapides à condition de choisir les bons cas d’usage. L’objectif de notre mission consistait donc à identifier le potentiel d’automatisation des tâches administratives de cette entreprise et à élaborer la feuille de route d’automatisation pour le comex de l’entreprise.

Quelles méthodologie et démarche avez-vous employées ?

Tout l’enjeu consiste à faire une recommandation fiable s’appuyant sur une analyse terrain. Compte tenu de l’exhaustivité des processus à couvrir et du délai de quatre semaines effectives pour réaliser l’étude, nous avons privilégié une approche dite d’«opportunity funnel» (entonnoir) pour prioriser les processus à analyser sur le terrain. Nous avons ainsi identifié 120 processus, dont 35 ont été sélectionnés sur la base de critères d’éligibilité à l’automatisation robotique. C’est la combinaison, dans le cadre d’un workshop, des expertises métier
du client et de celle des consultants d’Argon certifiés en robotisation qui a permis d’établir cette shortlist. Argon Consulting dispose d’une méthodologie éprouvée et de l’expérience nécessaire pour accompagner les managers du client afin de cibler correctement les processus éligibles à la robotisation à analyser sur le terrain.

En quoi consiste l’analyse terrain ?

L’analyse terrain consiste à observer et à qualifier les tâches effectuées par les collaborateurs sur leur poste de travail, avec une vision d’automatisation portée par le consultant d’Argon Consulting. Dans cette entreprise, sur les 35 processus analysés sur le terrain, 16 sont facilement automatisables, 10 doivent être normalisés dans le cadre de l’automatisation et 9 sont moins accessibles, soit parce qu’il faut les rationaliser pour envisager une automatisation, soit parce qu’il faut attendre de nouvelles évolutions technologiques des éditeurs de RPA. A cet effet, ces derniers lèvent beaucoup de fonds qu’ils investissent en R&D et pour financer la croissance.

La feuille de route est donc le résultat de l’analyse terrain…
En effet, les initiatives d’automatisation sont désormais validées avec une idée précise des gains de temps et des coûts de développement. Mais au-delà de l’ordonnancement des initiatives, il s’agit de définir les ressources et la gouvernance à mettre en place pour, d’une part, délivrer les projets, et d’autre part gérer les robots et leurs évolutions. In fine, nous avons pu évaluer de manière fiable le potentiel de robotisation qui se chiffre en millions d’euros et la feuille de route, claire, a été partagée par le comex et le management en charge de la mise en oeuvre.

Quelle est la valeur ajoutée d’Argon Consulting sur ces projets ?

Argon est parmi les premiers cabinets à s’être lancés dans la robotisation des processus. Nous avons développé des compétences uniques pour aider nos clients à accélérer leur transformation digitale des processus administratifs : expérience de projets d’automatisation  robotique, expertise métier, benchmarks, référentiels de processus métier éligibles à l’automatisation robotique… Par ailleurs nos consultants sont certifiés lean management et logiciel robotique. Des expertises qui nous ont déjà permis d’intervenir sur plusieurs missions d’automatisation dans des secteurs d’activité divers et au sein de fonctions administratives variées.