Contexte et défis
La mise en œuvre d’un projet de Shared Services se décompose en trois étapes : la préparation, la phase de transition durant laquelle les activités sont transférées aux Shared Services et une étape de stabilisation. La durée de ce type de projet dépend du nombre de sites à migrer.
La phase de mise en œuvre d’un projet de Shared Services ne s’improvise pas. La mise en place d’une nouvelle organisation expose en effet l’entreprise à des risques techniques liés au transfert de connaissances, ainsi qu’à des risques sociaux et RH. Un niveau de complexité supplémentaire peut venir se greffer en cas d’activités internationales ou de systèmes d’information différents.
Fort d’une longue expérience en conduite de projets Shared Services, Argon & Co a identifié cinq facteurs-clés pour une mise en œuvre réussie :
- Le soutien du top management et l’alignement des dirigeants concernés par le projet ;
- L’anticipation et la gestion de la dimension sociale du projet ;
- Le choix de la localisation et du site du centre de Shared Services ;
- L’exigence dans le recrutement d’équipes de qualité ;
- La préparation et la gestion rigoureuse de la phase critique de transition dans un soucis de qualité et de continuité de service.
Notre approche
Argon & Co accompagne ses clients dans toutes les étapes de mise en œuvre d’un projet Shared Services, sur l’ensemble des chantiers, en France et à l’international. Nos experts ont vingt ans d’expérience dans l’implémentation de Shared Services, ils en maîtrisent les risques et apportent une réelle accélération dans les projets.
Le programme de mise en œuvre est structuré autour de huit chantiers majeurs et fortement dépendants.
- Social et communication : définition de la stratégie sociale, préparation et suivi de la procédure d’information-consultation, gestion de la communication.
- Infrastructure : choix de la localisation, sélection du site, contractualisation, préparation de l’infrastructure.
- Organisation et gouvernance : conception détaillée de l’organisation cible et de la gouvernance, fiches de poste, plan et suivi du recrutement et de la formation.
- Processus : validation du périmètre détaillé, documentation des processus.
- Systèmes d’information : identification et mise en œuvre des méthodes de travail et des systèmes d’information (accès et habilitations, workflows…).
- SLA (Service Level Agreement), KPIs et refacturation : définition des services et des indicateurs de pilotage, baselining (construction d’une base de référence), suivi de la performance et refacturation.
- Transition : préparation de la migration d’activité, gestion du transfert de connaissances et workshadowing, gestion de la phase de stabilisation.
- Pilotage et gouvernance du projet : définition de la gouvernance, de l’organisation et des étapes-clés du projet, gestion de projet, identification et gestion des risques.