Overview : Shared Services

Levier majeur de performance des SG&A et des fonctions support, le modèle Shared Services est désormais largement adopté. Les retours d'expérience continuent à faire évoluer le modèle

Les Shared Services sont un levier majeur de performance de l’entreprise.  Au-delà des opportunités d’efficacité et de renforcement de l’expertise offertes par ces modèles d’organisation, ils rendent l’entreprise plus agile par exemple, en accélérant l’intégration d’acquisitions, ou en ajustant rapidement l’organisation en période de bas de cycle.  

Contexte 

Le modèle Shared Services est devenu un standard dans les fonctions support et il se développe dans les opérations. Il consiste à regrouper des moyens et ressources dans une organisation ayant vocation à fournir un service plus performant et une meilleure expertise aux entités opérationnelles de l’entreprise.

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Les bénéfices sont nombreux : économies d’échelle, professionnalisation, agilité, industrialisation des processus, développement d’expertise. Il permet surtout au management de proximité de se focaliser sur les opérations et les clients.

Le modèle se démultiplie sur l’ensemble des fonctions support (ex. Finance, RH, Achats, IT, Customer Support) et certains processus métier (ex. Logistique, Ingénierie). Il se répand dans les pays et les BU, avec des variantes fortes : Shared Services locaux, régionaux et mondiaux, gouvernance par fonction ou transverses, recours à l’externalisation.

Enjeux

Les entreprises qui n’ont pas encore de Shared Services se demandent comment rattraper leur retard. Celles où le modèle a été déployé se demandent comment aller un cran plus loin pour être plus performantes. Quel que soit le niveau de maturité de l’entreprise, ses dirigeants sont amenés à se poser les questions stratégiques suivantes :

  • Quelle vision cible des Shared Services ? Sur quel périmètre d’activité ?
  • Comment choisir les bons modèles ? Multi-pays, multi-BU ? Quelle gouvernance ?
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  • Quelles localisations futures des centres ?
  • Doit-on recourir à l’externalisation ?
  • Quel Business case ?
  • Quel choix de trajectoire ?
  • Et surtout comment gérer la transformation ?

Comment Argon Consulting peut vous aider ?

Avec plus de quinze ans d’expérience en transformation des Shared Services acquise auprès de grands groupes mondiaux, d’entreprises européennes moyennes et d’organisations publiques, nos consultants disposent d’une expertise unique qui apporte aux dirigeants les clés pour réussir toutes les étapes de transformation des Shared Services :

  • La stratégie et la roadmap : cette étape comprend la construction d’une vision cible des Shared Services, propre à l’entreprise, en associant les décideurs ; et l’élaboration d’une trajectoire robuste intégrant l’ambition et la capacité à mettre en œuvre l’ensemble des paramètres techniques et RH. La vision cible et la trajectoire de transformation sont supportées par un business case réaliste. Cette démarche s’applique aussi à l’évolution du modèle comme l’extension sur de nouveaux services, la  globalisation, l’intégration des processus de bout en bout, le recours à l’externalisation
  • La mise en œuvre : cette phase comporte la gestion de tous les chantiers d’implémentation (organisation, RH, social, processus, systèmes, infrastructure, gouvernance, pilotage) et la sécurisation de la phase critique de transition, sans impacter le business
  • La gouvernance, le pilotage et le pricing : ces thèmes sont traités dans la phase de mise en œuvre, mais ils peuvent faire l’objet d’une évolution avec la maturité des Shared Services. Il s’agit d’optimiser le modèle de gouvernance, le système de pilotage, ainsi que les règles de refacturation des services
  • La performance des Shared Services : une fois mis en place, les Shared Services doivent délivrer la performance attendue. Il s’agit d’identifier et d’activer tous les leviers pertinents afin d’améliorer le service rendu et les coûts
  • La transformation digitale : c’est un levier de performance majeur des Shared Services. Les solutions d’e-invoicing, de workflows, de service management et de pilotage, ainsi que les solutions SaaS, Cloud et mobiles spécifiques à certains processus doivent être intégrées dans la roadmap de transformation digitale des Shared Services
  • Le choix et l’implémentation d’un BPO : il s'agit d'élaborer la stratégie d’externalisation de certaines activités, le choix d’un outsourcer et la mise en œuvre sur l’ensemble des dimensions techniques et RH