Lean Office

Des méthodes industrielles pour optimiser les processus administratifs

Pendant longtemps l'efficacité des processus administratifs n'a pas été considérée comme un vecteur de performance des organisations… et pourtant, une partie significative des gains de productivité peut être réalisée ailleurs que dans l'atelier de production.

Contexte et enjeux

La Production s’entoure de fonctions supports qui lui permettent de réaliser le produit ou le service dans les meilleures conditions et à la meilleure performance :

  • Le Bureau d’Etudes et les Méthodes qui définissent les nouveaux produits ainsi que les modes opératoires
  • Les Approvisionnements qui assurent l’arrivée des matières et des composants sur les lignes de production
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  • La Qualité qui définit les modes opératoires pour obtenir le niveau de qualité requis
  • Le Contrôle de Gestion  qui produit et suit les indicateurs de performance contribuant à mettre en évidence les gisements d’amélioration
  • Les ressources Humaines qui assurent le recrutement et le développement des collaborateurs

Finalement, au-delà de la simple fabrication des produits et services, l'organisation ne peut maximiser sa performance que si chacune de ces fonctions est efficace et efficiente.

Le Lean Office vise à optimiser l'ensemble des processus administratifs de l’entreprise :

  • Quantifier et analyser finement l’ensemble de ces tâches et les dépenses des services concernés
  • Challenger la nécessité et la valeur, pour son client interne (et externe), des différentes tâches et activités
  • Évaluer le risque de suppression éventuelle de certaines tâches
  • Fixer des objectifs aux différents responsables de réduction de coûts afin de faciliter la remise en cause et de permettre les ruptures dans les comportements

Comment Argon Consulting peut vous aider ?

L'expérience d'Argon Consulting et sa capacité à intervenir au plus proche du terrain avec les équipes opérationnelles lui permet d'accompagner ses clients dans :

  • Le choix des unités d’analyse et la détermination d’un objectif de réduction de coûts via l’analyse des performances et des processus critiques
  • L’identification des leviers et des potentiels d’amélioration et l’évaluation du risque de  suppression de certaines tâches et/ou certaines dépenses
  • L’étude approfondie des ruptures possibles et l’élaboration de scénarii alternatifs d’organisation cible
  • Le pilotage de toute la phase d’analyse, l’implication des acteurs clefs (chefs de services, formation…), et de la communication associée
  • Et bien sûr, l'accompagnement de l'entreprise dans la mise en œuvre des actions définies, en acceptant un engagement sur la réalisation des gains

Études de cas

Mise en place d'une démarche de type "Lean Office" pour la gestion des tâches administratives (+2000 personnes concernées)