Diagnostic et Vision des fonctions support

Adapter la structure de support aux enjeux de l’entreprise

La première étape d’une démarche d’optimisation des SG&A est un diagnostic de l’existant, qui permet d’identifier les leviers d’amélioration de la performance et de l’efficacité des SG&A.  Il doit être complété d’une réflexion sur les modèles d’organisations cibles des structures et fonctions supports pour servir les enjeux opérationnels et stratégiques de l’entreprise.

Le diagnostic se déroule en quatre étapes qui consistent à :

1.    Définir la notion de SG&A  en adoptant une approche par processus tout en dissociant :

  • Les activités régaliennes (groupe, stratégie)
  • Les activités d’appui direct aux opérations (front office)
  • Les activités d’expertise (middle office)
  • Les activités transactionnelles (Back-office)

2.    Etablir un Benchmark externe et interne d’efficacité des SG&A par processus (ETP, coût et qualité)
3.    Collecter le feedback et les attentes des directions opérationnelles et identifier les enjeux
4.    Identifier les leviers de performance par processus :

  • Gouvernance
  • Structure
  • Centralisation des organisations (Shared Services)
  • Localisation des ressources
  • Standardisation des processus
  • Automatisation des activités
  • Simplifications (règles, tâches, référentiels de données, procédures etc.)
  • Compétences et Expertise
  • Recours à l’externalisation (Business Process Outsourcing)

 

Suite au diagnostic, il s’agit d’élaborer une vision de l’organisation cible en capitalisant sur les leviers de performance et d’efficacité tout en intégrant les spécificités et enjeux propres à chaque fonction.  Par exemple,

  • RH : Réussir la standardisation et la centralisation de l’expertise nécessaire aux enjeux de performance et d’efficacité, tout en renforçant la proximité des RH auprès des collaborateurs
  • Finance : Produire efficacement une information financière et statutaire aux meilleurs standards de qualité afin de concentrer la fonction sur les enjeux opérationnels et stratégiques des directions
  • Juridique : Optimiser le recours à l’expertise externe
  • Achats : Prendre en compte les leviers de performance achats par catégorie pour mettre en place une organisation pertinente (par exemple la massification de certaines familles d’achats)
  • Marketing et Communication : Optimiser les budgets de dépenses externes
  • Commercial : Améliorer l’efficacité commerciale pour maximiser le chiffre d’affaires et la marge
  • IT : Rechercher l’optimisation des coûts du « run » par le biais de nouvelles technologies (cloud par exemple) et de l’offshoring. Maîtriser les demandes d’investissement des projets informatiques pour en améliorer le ROI.
  • Real Estate : Optimiser le parc immobilier (coût et utilisation).
  • Gestion des flottes : Optimiser les coûts

 

Dans ce processus de diagnostic et de construction de la vision, il est indispensable d’associer les directions opérationnelles et fonctionnelles pour préparer la phase de mise en œuvre.  Il est fortement recommandé d’explorer des modèles de rupture pratiqués dans d’autres environnements.
Fort de son indépendance, de son expérience de projets SG&A et de son expertise fonctionnelle, Argon Consulting accompagne ses clients dans la recherche de la solution adaptée à leur organisation et à leurs enjeux opérationnels et stratégiques.

 

 

Études de cas

Mise en place d'une démarche de type "Lean Office" pour la gestion des tâches administratives (+2000 personnes concernées)