Achats indirects

Les Achats Indirects font enfin leur révolution

Les Achats Indirects ont souvent été considérés comme le "parent pauvre" de la fonction Achats. Moins nobles, moins stratégiques et donc moins bien lotis en termes d'équipe et de compétences. Pourtant, depuis quelques années, cette fonction connait une véritable transformation à la fois sur le périmètre adressé et sur les leviers d'économies à actionner.

Contexte

Produits et services achetés qui ne sont pas directement intégrés dans la production du produit/service final, les Achats indirects contribuent au fonctionnement des différents départements de l’entreprise.

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Souvent appelés « Frais Généraux », « Dépenses hors nomenclature » ou « Achats non marchands », les Achats Indirects recouvrent une réalité très variée de familles de produits et de services, répartis de façon diffuse dans les organisations : Communication, Prestations intellectuelles, Equipements et fournitures, Voyages et déplacements, IT, Ressources Humaines, Facilities et Utilities, Transport et logistique...

Les Achats Indirects sont aujourd'hui un gisement d'économie très fort, impactant directement le compte des entreprises, à la recherche de l'optimisation permanente de leurs coûts de fonctionnement : les volumes d’Achats Indirects restent significatifs d’année en année jusqu’à devenir « stratégiques » (informatique, communication...) et sont souvent « aux mains » des prescripteurs, trop peu sensibilisés aux enjeux de coût et non professionnels des méthodes d’achat.

Enjeux

Selon les secteurs d’activité, les Achats Indirects peuvent représenter jusqu’à 20% à 30% des dépenses d’achat de l’entreprise. Ils présentent donc des gisements de gains très élevés, impactant directement le P&L dans des délais très courts : gagner 10% sur les Achats Indirects peut permettre de générer 1 à 2 pts d’EBIT sous quelques mois.

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Une enquête menée en 2013 auprès de Directeurs Achats révèle que les catégories de dépenses qu’ils ne couvraient pas encore (ou pas de manière approfondie) sont des dépenses d’Achats Indirects : assurances, juridique, marketing/communication…
L’étude montre que certains domaines fonctionnels restent la propriété des directions concernées et que la fonction Achats doit poursuivre son effort pour convaincre de son apport de valeur.
L’étude révèle que l’implication et la motivation des prescripteurs sont déterminantes à cette fin, ce qu’Argon Consulting a identifié lors de ses missions Achats.
Les enjeux liés aux Achats Indirects sont difficiles à capturer du fait de la multiplicité et de la disparité des familles : les leviers d’action doivent être adaptés à chaque situation, ce qui accroît la complexité des projets les concernant.

De plus, les fournisseurs liés à ces catégories d’achats évoluent parfois dans des environnements mouvants, souvent impactés par des ruptures technologiques ou des évolutions profondes des modes de consommation (ex : émergence du Cloud, transport business Low Cost…). Les Achats Indirects sont souvent transversaux (du fait de la multiplicité des intervenants/prescripteurs et du caractère « universel » de la dépense) ce qui rend difficile la coordination des actions mais doit encourager la collaboration entre Achats, prescripteurs et utilisateurs.
Les entreprises sont rarement armées pour adresser efficacement ces gisements et maîtriser les dépenses associées. En effet, les leviers d’optimisation « traditionnels » ne répondent pas à la complexité et à la diversité des Achats Indirects, qui ne sont pas encore sous contrôle malgré l’avènement de nouveaux outils facilitant la maîtrise budgétaire.

Au-delà de l’acte d’achat lui-même, l’enjeu associé à ces familles est donc la mise en place d’un processus robuste de maîtrise des dépenses :

  • Facilitant le traitement des données économiques et le pilotage de la dépense
  • Garantissant la compliance et l’adhérence aux contrats négociés
  • Assurant un niveau de délégation cohérent avec la stratégie Achats
  • L’avènement de nouveaux outils fondés sur la « digitalisation » des Achats doit faciliter la mise sous contrôle de l’activité et de l’organisation.

Comment Argon Consulting peut vous aider ?

L'expérience d'Argon Consulting lui permet d'accompagner ses clients :

  • Dans l'apport d'expertise sur les familles d'Achats Indirects
  • Dans le lancement de plans globaux d'économies sur les Indirects
  • Via un support à la structuration de la fonction Achats sur les Indirects

Études de cas

Plus de 30% d’économies obtenues sur 5 familles de dépenses pilotes : taxis, coursiers, affranchissement, marketing et transport express.
Définition de la stratégie de Make or Buy et de sourcing sur l’ensemble du processus de développement clinique
Tirer les synergies achats au sein d’un groupe décentralisé
Comment obtenir de fortes baisses de prix auprès d’un fournisseur en quasi-monopole ?
De nombreux leviers peuvent encore être activés pour optimiser les coûts et maîtriser la marge
Trouver le bon modèle d’organisation achats pour répondre aux enjeux
Organisation des Achats et pilotage du lancement des nouveaux produits
La reconception à coût objectif : standardisation des produits par une conception modulaire
Due diligence opérationnelle dans le cadre de l’acquisition d’un acteur de la distribution spécialisée par un fond d’investissement

Autres publications